Sebuah Bagian Subtitle

Penggajian dalam bisnis ini membutuhkan perhatian yang lebih. Hal itu dikarenakan penggajian berhubungan langsung dengan kelangsungan hidup karyawan. Sayangnya dalam proses penggajian ini masih banyak kesalahan yang berakibat pada kerugian di akhir proses. Kesalahan-kesalahan tersebut bisa sepele atau yang tidak disengaja hingga penyelewengan yang direncanakan secara matang oleh pegawai yang tidak bertanggung jawab.

Untuk bisa menghasilkan payroll prosedur dan kontrol yang efisien penting untuk menghindari kesalahan tersebut dimana kebanyakan kesalahan tersebut disebabkan oleh human error dari staf atau karyawan.

Penyebab Kesalahan

Jika payroll ini masih dilakukan dengan cara manual maka besar sekali risiko kesalahan tersebut bisa terjadi. Pada umumnya bisa disebabkan oleh tiga faktor yaitu tidak tersedianya prosedur yang lengkap, detail, dan jelas mengenai sebuah proses.

Kurangnya training yang diberikan oleh perusahaan ini juga bisa menyebabkan  kesalahan bisa terjadi pada proses payroll. Kesalahan selanjutnya adalah kurangnya fokus dari staf pelaksana terutama accounting staf, dan yang terakhir adalah kombinasi berbagai kelalaian yang tidak mendapatkan pengawasan yang cukup dalam proses penggajian.

Mengapa Ada Kesalahan?

Pertanyaan selanjutnya adalah mengapa kesalahan-kesalahan tersebut bisa terjadi? Jika Anda benar-benar mendalami alur proses, analisis, dan operasional yang terintegrasi sehari-hari Anda akan menemukan banyak kesalahan yang terjadi di dalam perusahaan.

Jika Anda tidak pernah melihat atau menemukan kesalahan dalam perusahaan percayalah jika proses payroll yang dilakukan di dalam perusahaan Anda tersebut belum terintegrasi.

Cara Agar Payroll Prosedur dan Kontrol Berjalan Efektif

Ada beberapa komponen internal control yang mendukung pengendalian atau kontrol dalam sistem penggajian agar berjalan efektif dan efisien seperti berikut ini:

1)      Control environment

Kontrol ini dilakukan oleh pihak perusahaan karena berkaitan dengan karakteristik perspektif manajemen. Kontrol ini penting karena menjadi dasar dari pembuatan internal control.  Cara melakukan kontrol ini adalah membuat kode etik perusahaan, memberikan pelatihan kepada staf yang mana memiliki tugas dalam sistem penggajian. Ada job assignment untuk masing-masing staf yang mana terdiri dari tanggung jawab yang dilakukan oleh pihak otorisasi dan mendapatkan SOP tentang prosedur penggajian.

2)      Informasi dan komunikasi

Dalam sistem penggajian ini harus ada informasi dan juga komunikasi yang jelas antara pihak perusahaan dan pemerintah sehingga gaji yang diberikan ke karyawan ini sesuai dengan peraturan yang berlaku. Informasi ini harus dikomunikasikan ke seluruh karyawan perusahaan.

3)      Monitoring

Manajemen ini harus melakukan pemantauan terhadap prosedur penggajian yang sedang berjalan sehingga mampu mengurangi kecurangan yang dilakukan. Penting bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi terus menerus dan memperbaiki prosedur-prosedur yang tidak dijalankan atau tidak sesuai.

4)      Kontrol aktivitas

Prosedur penggajian terdapat empat bagian yaitu hiring, dokumentasi, authorization, dan reconciliation. Di dalam perekrutan karyawan harus mendapatkan persetujuan dahulu dari pihak yang berwenang dan harus ada prosedur dalam perekrutan. Perusahaan juga harus memiliki dokumen yang disetujui oleh setiap karyawan.