Apa Saja Yang Menjadikan POS System Bagian Tak Terpisahkan Dari Bisnis Retail Anda

Sebuah Bagian Subtitle

Jika anda saat ini sudah mengimplementasikan POS system di bisnis retail anda, kami ucapkan selamat! Anda sudah selangkah lebih maju dibandingkan dengan mereka yang belum. Buat anda yang belum, dan sedang mencari tahu bagaimana POS system bisa membuat anda menjalankan bisnis dengan mudah. Kali ini kami akan menjelaskan hal-hal apa saja yang menjadikan POS system bagian tak terpisahkan dari bisnis retail anda. Mari kita mulai dari yang pertama:

1. Merekam penjualan di bisnis retail anda

Fungsi utama dari aplikasi POS ini adalah untuk mencatat setiap penjualan yang terjadi. Karena sistem POS terintegrasi dengan mesin kasir, anda sebagai pemilik bisnis dan staf kasir anda harus mengenali bagaimana cara penggunaannya. Umumnya, perekaman penjualan melalui proses-proses sebagai berikut:

· Checkout

Setelah pelanggan anda selesai memilih barang, mereka akan menuju ke meja kasir untuk melakukan pembelian. Software POS bisa mempercepat proses pembelian berkat adanya fitur barcode scan. Cukup arahkan scanner ke barcode yang ada di barang dan sistem akan mendeteksi identitas barang tersebut. Setelah itu, anda tinggal menyesuaikan jumlah barang yang ingin dibeli. Kemudian masukkan data ke sistem dan dicetak ke struk pembelian.

Bayangkan seperti apa rumitnya jika anda masih menggunakan cara manual! Staf kasir harus mengingat-ingat barang A berapa harganya, menggunakan kalkulator untuk menjumlahkan harga, belum lagi pembeli yang kesal karena antrian di kasir yang cukup panjang. Jika anda cukup sering menemui situasi ini di bisnis retail anda, waktunya anda pertimbangkan untuk menggunakan POS system.

· Aplikasi diskon

Kemudahan lainnya dari penggunaan sistem POS adalah saat anda menjalankan diskon. Sistem akan secara otomatis mendeteksi apakah barang yang dibeli pelanggan sedang didiskon atau tidak. Sama mudahnya dengan proses checkout, tinggal scan barcode barang saja dan sistem akan mengetahui berapa besar diskon barang tersebut.

2. Pembayaran

Proses yang terakhir adalah pembayaran. Jika metode pembayaran manual hanya mengijinkan pembayaran tunai, maka POS system membolehkan pelanggan anda untuk melakukan metode pembayaran lainnya. Contohnya penggunaan kartu debit dan kartu kredit. Tak hanya itu, software POS juga memungkinkan metode-metode pembayaran unik lainnya seperti:

· Mengelola inventory dengan POS system

Bisnis retail sudah pasti tak bisa lepas dari pengelolaan inventaris. Maka dari itu, cukup banyak bisnis retail yang menggunakan sistem POS juga menggunakan inventory management system. Untuk beberapa bisnis retail, ada yang mengharuskan POS system mereka dilengkapi oleh sejumlah fitur seperti berikut ini:

· Multi-store inventory management

Fitur ini sangat dibutuhkan oleh mereka yang bisnis retailnya tersebar di banyak kota atau daerah. Dengan adanya sentralisasi manajemen inventaris, anda bisa mengendalikan pergerakan produk anda dari satu lokasi. Dengan demikian anda bisa menghindari kemungkinan terjadinya ketidakcocokan data antara salah satu cabang bisnis anda dengan gudang.

Kelebihan lainnya dari fitur ini adalah anda bisa menghindari stock aging. Contohnya, produk A tidak begitu laku di cabang 1, sehingga terjadi penumpukan stok. Sementara di cabang 2, produk A laris manis. Dengan fitur multi-store inventory management, anda bisa mendapatkan informasi ini dengan cepat untuk segera memindahkan produk A dari cabang 1 ke cabang 2. Penumpukan stock dan stock aging pun bisa dihindari.

· Multi-channel inventory management

Di tahun 2019 makin banyak pelaku bisnis retail yang mulai memasarkan barang dagangannya secara online. Meski sangat membantu penjualan, namun tak jarang langkah ini membuat pelaku bisnis kesulitan untuk menyinkronkan stok barang. Anda tentu tak ingin menampilkan keterangan di situs anda bahwa barang masih tersedia sementara stok anda kosong bukan?

Fitur ini juga memungkinkan anda untuk memberikan pilihan berbelanja kepada pelanggan anda. Seperti misalnya membeli secara online, atau ambil barang di toko untuk mengeliminasi ongkos kirim.

· Stock-opname lebih mudah

Fitur satu ini sangat membantu buat mereka yang memiliki gudang besar dan ribuan inventaris. Dengan bantuan POS system, pemilik toko bisa dengan lebih mudah melakukan stock-opname. Cukup beberapa klik saja maka data inventaris bisa dimunculkan.

· Re-order points

Re-order points adalah fitur dari POS system yang menetapkan jumlah batas minimum dari sebuah barang yang disimpan di gudang. Sistem akan memberikan peringatan pada anda saat jumlah suatu barang sudah mendekati batas minimumnya. Dengan cara ini, anda bisa menghindari kejadian stok kosong atau kesalahan membeli barang padahal ketersediaan masih cukup.

3. Mengelola pelanggan anda

Pembeli adalah raja. Sebagai “pelayan”, anda harus tahu apa saja kebutuhan dari mereka yang anda layani bukan? Oleh sebab itu, tak sedikit pemilik bisnis retail yang melengkapi POS system mereka dengan fitur customer relationship management (CRM). Dengan CRM, anda bisa mengenali pelanggan anda lebih baik dengan cara berikut:

· Menyimpan data pelanggan

Data pelanggan di mata pebisnis retail adalah tambang emas! Data-data seperti info kontak serta riwayat belanja adalah informasi yang penting. Data ini bisa anda gunakan untuk menawarkan varian terbaru dari produk yang pernah dibeli pelanggan anda.

· Membuat grup pelanggan

Dengan fitur ini, anda bisa menyesuaikan pesan promosi anda berdasarkan preferensi pelanggan. Sebagai contoh, anda bisa mengelompokkan pelanggan VIP untuk mendapatkan sampel produk terbaru anda.

· Loyalty programs

Sepuluh pelanggan setia jauh lebih berharga dibandingkan 100 pembeli baru. Maka dari itu anda perlu memanjakan pelanggan setia anda dengan loyalty program, seperti diskon spesial, beli 1 gratis 1 dan sebagainya.

4. Pembuatan laporan menjadi lebih mudah

Dari beberapa fitur yang sudah disebutkan di atas, sudah jelas bahwa POS system memberikan data yang demikian lengkap untuk penjualan dan stok inventaris anda. Data-data ini menjadikan laporan anda lebih komprehensif dan detail.

Jika anda sedang mencari POS system yang tepat untuk perusahaan anda, pertimbangkan fitur-fitur sebagai berikut sebelum membeli:

· Ketersediaan barang

Jika anda perlu tahu berapa barang yang tersedia di toko sesegera mungkin, maka fitur yang satu ini harus ada di dalam sistem POS anda.

· Peringatan low stock

Fitur ini akan mengingatkan anda bahwa terdapat barang yang hampir habis persediaannya. Untuk menghindari kejadian out-of-stock, sistem akan mengingatkan anda untuk segera me-refresh persediaan barang anda.

· Performa produk

Anda tentunya ingin tahu mana di antara produk anda yang laris manis dan mana yang tidak. Dengan POS system, anda bisa mengetahui performa masing-masing produk, serta di mana produk tersebut laku terjual dan mana yang tidak. Dengan demikian, anda bisa membuat penyesuaian jika dirasa perlu. Misalnya re-ordering barang yang laku keras atau mengadakan promosi untuk barang yang rendah penjualannya.

· Riwayat penjualan

Laporan ini menyediakan informasi tentang penjualan yang berhasil anda bukukan dalam kurun waktu tertentu. Berbekal info ini, anda bisa mengetahui apakah penjualan anda dalam beberapa waktu ke belakang menghasilkan keuntungan untuk anda, atau malah sebaliknya.

5. Kemungkinan integrasi dengan sistem lainnya

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, POS system mempunyai hubungan erat dengan aspek lainnya dari bisnis retail anda. Mulai dari manajemen inventaris hingga manajemen pelanggan saling berkaitan dengan Point-of-Sales.

Namun anda perlu pertimbangkan juga kemungkinan untuk mengintegrasikan sistem POS anda dengan yang lainnya, seperti misalnya sistem akuntansi atau sistem purchasing. Integrasi berbagai sistem ini (jika dilakukan dengan benar), akan membuat roda bisnis anda bergerak lebih cepat.

Konsultasikan dengan vendor POS system anda untuk masalah integrasi ini. Integrasi sejumlah sistem akan membuat data perusahaan anda bergerak lebih lancar dari hulu hingga hilir.