Sebuah Bagian Subtitle

 Untuk memudahkan Anda, cara melakukan stock opname akan dibagi menjadi dua tahap, yaitu tahap persiapan dan tahap pelaksanaan.

Pada tahap persiapan, berikut ini beberapa hal yang sebaiknya Anda lakukan :

 

1.       Buatlah jadwal stock opname terlebih dahulu

Dengan membuat jadwal, karyawan atau Anda sendiri bisa memiliki pegangan yang pasti tentang kapan stock opname harus dilakukan dan proses restock dapat dilakukan.

 

2.       Persiapkan alat penunjang yang dibutuhkan

Alat-alat ini bisa berupa buku catatan, stiker barcode, barcode scanner, atau pun tag. Dengan adanya alat-alat ini, proses penghitungan dan pencatatan akan jadi lebih mudah dan akurat. Alhasil, tidak ada lagi barang-barang yang tidak terhitung.

 

3.       Buat denah gudang

Jika Anda menyimpan stok barang di gudang maka buatlah denah gudang. Pastikan semua barang tersimpan secara sistematis dengan penomoran yang akurat untuk memudahkan proses stock opname.

 

4.       Persiapkan barang-barang di gudang

Mintalah tim yang bekerja di sana untuk menata barang-barang yang ada di gudang dengan baik untuk memudahkan proses pemeriksaan. Jangan lupa untuk minta staff gudang untuk menyelesaikan input barang sebelum stock opname dilakukan. Data hasil input ini akan digunakan sebagai pembanding data hasil opname.

 

5.       Pilih pegawai yang paling kompeten untuk melakukan stock opname

Pilihlah pegawai yang teliti, berintegritas, dan juga memiliki kemampuan hitung yang baik karena stock opname membutuhkan konsentrasi dan kejujuran yang tinggi.

 

6.       Bentuk dua tim dengan tugas yang berbeda

Tim pertama adalah tim lapangan yang bertugas untuk menghitung manual semua barang yang tersimpan. Tim kedua adalah tim admin yang bertugas mencocokkan hasil penghitungan dan memasukkannya ke dalam data entry.

 

7.       Tentukan barang apa saja yang harus dihitung dan dicatat

Mengingat tidak semua barang harus dicatat pada saat yang bersamaan, maka tentukan terlebih dahulu barang mana saja yang harus menjadi prioritas. Dengan demikian, proses stock opname bisa berjalan dengan lebih mudah.

 

8.       Jika terjadi salah hitung...

Hentikan pergerakan barang masuk dan keluar untuk memastikan tidak adanya selisih hitung. Oleh karena itu, segera beritahu supplier dan customer Anda bahwa stock opname akan dilakukan selama beberapa waktu.

 

BAGAIMANA CARA MELAKUKAN STOCK OPNAME YANG BENAR?

Sebelum beralih ke tahap pelaksanaan, ada beberapa catatan penting soal pembuatan jadwal stock opname yang wajib Anda ketahui.

 

Pertama, pembuatan jadwal stock opname ditentukan oleh jenis usaha yang Anda geluti. Jika usaha Anda bergerak di bidang F&B maka bahan baku akan lebih cepat habis. Artinya, Anda harus lebih sering mengadakan stock opname.

 

Kedua, perhatikan momen. Disarankan Anda tidak melakukan stock opname ketika bisnis sedang sibuk-sibuknya karena kegiatan stock opname cukup memengaruhi penjualan. Daripada Anda mengalami opportunity loss, sebaiknya stock opname dilakukan ketika sedang low season.

 

1.       Setelah menyelesaikan tahap persiapan, maka tahap selanjutnya adalah pelaksanaan. Untuk memudahkan prosesnya, berikut ini beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam melaksanakan stock opname.

 

2.       Pisahkan antara barang lama dengan barang yang baru masuk. Gunanya adalah untuk memudahkan proses penghitungan barang mana saja yang sudah terlalu lama di gudang.

3.       Cek secara manual barang-barang yang dicatat. Dengan pengecekan secara manual, Anda akan benar-benar melihat langsung bahwa barangnya nyata, sehingga tidak ada lagi kerancuan. Selain itu, dengan mengecek langsung Anda juga bisa memeriksa kondisi dari barang tersebut.

4.       Catat barang apa saja yang mengalami kerusakan atau kedaluwarsa. Barang-barang yang lama mengendap di penyimpanan mungkin akan rusak atau tidak lagi layak konsumsi, dan itu sangat lumrah terjadi. Oleh karena itu, catatlah barang apa saja yang rusak untuk memudahkan proses restock.

5.       Berikan tanda bagi barang-barang yang sudah dihitung. Untuk mencegah penghitungan ganda, jangan lupa tandai barang mana saja yang telah terhitung dan tercatat. Jika stock opname dilakukan dengan sederhana, siapkan tag dengan kode tertentu yang telah tercatat. Jika Anda menggunakan barcode maka proses ini akan jadi lebih mudah karena sistem akan langsung mengingatkan jika barang itu telah terhitung sebelumnya.